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2014/10/27

出張旅費規定を定める（ひな型ダウンロード）

先日の記事「出張旅費交通費を精算する＆無料ダウンロード」でもご紹介しましたが、出張旅費精算を行う場合には、出張旅費規定を事前に定めて置くことで、規定に沿った但しい精算と管理が出来ます。

株式会社の規模や従業員数によっても、規定の項目や内容に違いはありますが、株式会社ではどのような規定を定めているか、ご存知でしょうか。

• ・どの地域、距離を出張と定めるか
• ・役職毎ランクを定める？
• ・出張手当（日当）の定めを行なう場合は適切に
• ・出張旅費規定の雛形はこちら
• ・出張旅費精算書の雛形、無料ダウンロードはこちら

どの地域、距離を出張と定めるか

一概に出張といっても、感覚ではどの程度移動した場合に出張だと思うかは人によって違うでしょう。東京から名古屋までを新幹線で日帰り往復した場合、出張に慣れている人と滅多に外出することが少ない人では感覚が違うでしょう。株式会社では、距離によって出張の有無を定めて行きます。

まず、出張旅費規定を定めていく場合には、まずどの程度の距離または地域の場合に何を適用するかという決まりを定めていきましょう。例えば、「勤務地を基準として200km以上離れた地域からを出張旅費規定の適用基準とする」といった指標を定めます。

• 第○条　　出張は以下のとおり区分する。
• (１)日帰り出張
  勤務地を起点として、片道150キロメートル以上または所要時間が往復で4時間以上の距離で当日中に帰着することが可能なものであり、所属長が認めたものとする。
• (２)宿泊出張
  日帰り出張以外の地域への宿泊を伴う出張であり、所属長が認めたものとする。

海外出張の旅費規定を定める場合には、地域で区分

出張先は国内に限らず、海外の場合もあると思います。そのような場合には、距離ではなかなか区分出来ない為、アジアや欧米など地域によって定めていくと良いでしょう。

• 第○条　　この規定における海外とは、次の３地域に区分する。
• （Ａ地域）アジア諸国、ハワイ、グアム
• （Ｂ地域）アメリカ合衆国、カナダ、ヨーロッパ、オーストラリア、ロシア、その他の北米・オセアニア、メキシコ、ブラジル、その他の中南米地域
• （Ｃ地域）Ａ、Ｂ以外の地域

役職毎ランクを定める？

新幹線の場合では、「自由席」「指定席」「グリーン車」。飛行機では、「エコノミー」「ビジネス」等、様々なランクがあります。会社が支払う費用だからといって、好きなランクを選ぶのではなく、予め役職毎に上限のランク定めて、その範囲内で利用をしていきます。

また、宿泊場所も同様にホテルのランクを定めておきます。ホテルの宿泊代金も大きく幅があり、どの程度のランクを基準にするかは、会社によって異なるでしょう。
予約する際も基準があった方が決めやすい為、予め定めておくのが良いでしょう。

区分	役員	従業員
新幹線	グリーン車	普通車
在来線	グリーン車	普通車
飛行機	ビジネス	エコノミー
船舶	１等	２等
車・バス	実費	実費

出張手当（日当）の定めを行なう場合は適切に

いざ出張をする場合には、細かな出費があります。会社の経費と出来るものもあるでしょうが、勤務時間を過ぎて支払う出費は個人利用分が大半の為、当然個人がその出費を負担していきます。
ただ、個人としても出張した事により余計な出費が出るのは、望ましくありません。

そのようなことを考慮して、会社側が出張者に対して、出張手当（日当）を支給する場合があります。これにより出張の為にかかった出費や出張先で発生した出費を出張手当（日当）でまかなうことができます。

過度な出張手当（日当）は注意

「出張手当（日当）を支給するかどうか」「1日あたりいくらとするか」等は、会社として定める事が出来ます。しかし、いくらでも良いかというわけではありません。社会通念上、適切な金額設定が必要でしょう。

事業規模や事業内容、取引先等、会社がもつ背景によって適切な金額は異なるでしょう。また、代表取締役と社員とでも適切な金額は異なるでしょう。

しかし、いずれの場合でもここでいう出張手当（日当）は、出張した事による負担費用を一律で支給するものであり、個人の利益となる為支給されるものではありません。第3者からみて、あきらかに報酬とみられるような金額設定はやめておきましょう。

出張手当（日当）の支給例

区分	役員	従業員
宿泊	5,000 円	2,500 円
日帰り	2,500 円	1,500 円

海外出張など長距離出張には、支度金等の別の手当て支給も

海外の出張になる場合には、初回は特にパスポートの手配やキャリーバック等、細かな準備が必要になります。一度買い揃えてしまえば済む話ですが、初回だけは個人の負担額が大きくなってきます。このような状況を踏まえ、会社として初回の海外出張者に対して出張手当を支給する場合があります。当然、規定を定めてそれにそった支給額を支払うようになります。

また、初回のみに限らず数年に一度という定めを決めることもできます。パスポートの更新に合わせるのも良いでしょう。

出張旅費規定の雛形はこちら

出張旅費規定の雛形を無料でダウロード出来ます。是非、ご利用ください。

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項目	詳細
最終更新日	2014年10月7日
制作officeバージョン	Microsoft Office Word 2007
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